top of page

Procedura de verificare a firmelor și documentelor

1. Scop

Această procedură stabilește pașii și criteriile prin care PRODACON S.R.L. verifică autenticitatea și valabilitatea firmelor și documentelor încărcate pe platforma comunadigitala.ro, pentru a asigura un mediu sigur, legal și conform cu legislația națională și europeană în vigoare.

2. Documentele solicitate pentru verificare

  • Certificat de înregistrare la Registrul Comerțului – pentru confirmarea înregistrării legale a firmei conform Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale și Legii nr. 11/1991 privind registrul comerțului.

  • Cod Unic de Identificare (CUI) – necesar pentru identificarea fiscală și administrativă a firmei, conform Codului Fiscal nr. 227/2015.

  • Certificat de înregistrare fiscală / cod fiscal – pentru validarea plăților și obligațiilor fiscale.

  • Autorizații, licențe și avize specifice domeniului de activitate – pentru conformitatea cu normele sectoriale și reglementările speciale (exemplu: legislația privind protecția mediului, sănătatea și securitatea în muncă, autorizări ISU etc.).

  • Acte de identitate ale reprezentanților autorizați – pentru confirmarea persoanelor cu drept de semnătură sau reprezentare legală.

3. Pașii verificării

  • Recepționarea documentelor: Documentele sunt încărcate electronic de către firme în platformă la momentul înregistrării sau actualizării datelor.

  • Evaluarea inițială: Echipa PRODACON verifică dacă documentele sunt complete, lizibile și respectă cerințele legale. Lipsa sau neconformitatea documentelor determină notificarea utilizatorului.

  • Validarea autenticății: Se efectuează verificări în baze de date oficiale, precum Registrul Comerțului, ANAF, Portalul instanțelor de judecată sau alte registre publice relevante, conform art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR privind respectarea obligațiilor legale.

  • Confirmarea firmei: Dacă toate documentele sunt autentice și conforme, firma este validată și activată în sistem.

  • Suspendarea temporară: În cazul documentelor incomplete, expirate, invalide sau suspecte, contul firmei este suspendat temporar. Firma este notificată pentru remedierea situației în termen rezonabil.

  • Revizuiri periodice: Verificări suplimentare sunt efectuate regulat pentru a asigura menținerea conformității, conform prevederilor legale privind evidența și controlul activității comerciale.

4. Responsabilități

  • Echipa PRODACON: Are obligația să respecte legislația privind protecția datelor (GDPR, Legea nr. 190/2018) și să asigure verificări corecte, transparente și în termene rezonabile.

  • Utilizatorii / firmele: Sunt obligați să furnizeze documente adevărate, actualizate și complete, sub sancțiunea suspendării sau eliminării din platformă.

  • Consecințe ale fraudei: Orice tentativă de fraudă, falsificare sau încălcare a regulilor poate conduce la blocarea definitivă a contului și sesizarea autorităților competente (ex. Poliția, ANAF, Direcția de Investigare a Fraudelor).

5. Protecția datelor

  • Baza legală: Prelucrarea datelor se face conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) – în special art. 6 alin. (1) lit. b) pentru executarea contractului și c) pentru obligațiile legale, precum și Legea nr. 190/2018 privind aplicarea GDPR în România.

  • Confidențialitate și securitate: Datele și documentele încărcate sunt tratate strict confidențial, stocate pe servere securizate, cu acces limitat doar personalului autorizat implicat în procesul de verificare.

  • Măsuri tehnice: Sunt aplicate măsuri tehnice avansate, precum criptarea datelor în repaus și în tranzit, autentificarea multifactor, controale de acces și monitorizarea permanentă a sistemelor.

  • Drepturile persoanelor vizate: Utilizatorii au dreptul să solicite accesul la datele lor, rectificarea, ștergerea sau restricționarea prelucrării, în conformitate cu art. 15-22 GDPR.

  • Păstrarea datelor: Datele sunt păstrate doar pe durata necesară scopului pentru care au fost colectate și conform cerințelor legale (minimum 10 ani pentru evidența contabilă și fiscală).

  • Raportarea incidentelor: Orice incident de securitate sau breșă a datelor va fi raportat către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) conform art. 33-34 GDPR, în termen de 72 de ore de la detectare.

bottom of page